شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| شرکت ها می توانند با اتخاذ مدیریت پروژه نمونه کارها، مزایای بسیاری کسب کنند. به طور کلی، PPM به شرکتها کمک می کند تا با تمرکز بر مهمترین و استراتژیک ترین پروژهها و برنامه ها، به شکوفایی برسند.

PPM چگونه می تواند به شرکتها کمک کند؟
PPM قادر به ارائه مزایای زیادی به سازمان ها می باشد:

- افزایش سود
- تخصیص بهینه منابع
- سرمایه گذاری در مناطق تجاری مناسب
- تراز سطح محصولات/ پروژه ها با استراتژی تجاری
- شناسایی فناوری مناسب برای همسویی با پویایی بازار
- شناسایی و مدیریت شکاف در سبد محصولات
- حذف پروژه های بی فایده و ...

علاوه بر این، شرکت ها از PPM برای بهبود عملکرد مالی ضعیف استفاده می کنند. مطالعات نشان می دهد که PPM به شرکتها کمک می کند تا نسبت به رقبای خود، موقعیتهای بازار خود را به طور قابل توجهی بهبود بخشند. در حقیقت، مزایای دیگری نیز وجود دارد که هنگام اتخاذ روشهای PPM می توان انتظار داشت:

- به حداکثر رساندن ارزش سرمایه گذاری ضمن کاهش خطرات
- تقویت ارتباطات
- بهبود توزیع منابع و خاتمه برخی از پروژه ها

مضرات عدم استفاده از PPM
تاکنون، ما تمام مزایایی را که یک شرکت می تواند از مدیریت پروژه نمونه کارها بدست آورد، تحلیل کرده ایم. در عین حال، جالب است بدانید که عدم استفاده از PPM چه مضراتی دارد. به طور کلی، سازمانها با عدم وجود اقدامات PPM با مشکلات زیر روبرو می شوند (کندال و رولینز ، 2003):

- نمونه کارهای نامتعادل
- پروژه هایی که با اهداف استراتژیک مرتبط نیستند
- پروژه هایی که ارزش افزوده ای ندارند

علاوه بر این، شرکت هایی که از روش های PPM استفاده نمی کنند می توانند با مشکلات دیگری روبرو شوند (پین، 1995):

- عدم هماهنگی بین پروژه ها
- تحویل دیرهنگام پروژه ها
- تنگناهای منابع غیر منتظره
- تضاد اهداف پروژه
- ناامیدی از مزایای پروژه نهایی
- مقاومت در برابر تغییرات سازمانی

عواملی که بر پیچیدگی تأثیر می گذارد
پیچیدگی، معانی مختلفی دارد و بستگی به بستر آن دارد. تعریف فرایندهای نمونه کارها بستگی به اندازه شرکت و نمونه کارها دارد. به طور کلی هرچه نمونه کارها بزرگتر باشد، مدیریت روند کار سخت تر می شود.

مطالعات نشان می دهد که بیشتر سازمانها برای تخصیص منابع برای چندین پروژه تلاش می کنند. منابع همیشه محدود هستند. برای استفاده مؤثر و مدیریت این منابع کمیاب، داشتن ابزارهای مناسب برای پیش بینی و برنامه ریزی منابع بسیار مهم است.

استفاده از PPM برای مدیریت پیچیدگی
مدیریت پروژه نمونه کارها به یک شرکت کمک می کند تا با پیچیدگی ها مقابله کند:

- طرح های برنامه ریزی استراتژیک
- مدیریت ایده های جدید
- به ثمر رساندن و متعادل کردن ایده های جدید
- برنامه ریزی با توجه به در دسترس بودن منابع
- مدیریت منابع

با این کار، PPM کلیه بخش های سازمان را تراز می کند، بویژه هنگامی که تغییر اتفاق می افتد و پیچیدگی افزایش می یابد. PPM به عنوان ابزاری قدرتمند این اطمینان را در اختیار شرکت ها قرار می دهد که منابع به طور مؤثر از تجارت حمایت می کنند.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)